거래명세서 관리

마지막 업데이트: 2022년 1월 26일 | 0개 댓글
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@무수히 많은 거래명세표 양식

공유하는 세상

기업체나 개인과의 거래에있어서 관련증빙(영수증)수취는 크게 "법정증빙" 과 "사적증빙"으로 구분할수 있습니다."법정증빙"은 세법에서 정한 증빙으로 수취여부에 따라 가산세등 각종제재가 뒤따르게 됩니다."사적증빙"은 세법에서는 인정을 받을수없으나 거래상대방과의 거래사실을 객관적으로 입증을 할수있으며 상거래와 관련한 각종 법적인 문제가 발생시 거래사실을 확인하는 주요증빙으로 주로 거래사실을 확인하는 "거래명세서"와 같은 "거래증빙"과 회사내부관리 목적상의 "품의서나 기안서"등 내부증빙으로 사용하는 "내부증빙"으로 구분할수 있습니다.
즉 거래명세서(표)는 법적증빙이 아니라는 점 유념하시길 바랍니다."거래명세서"라 함은 공급한자와 공급받은자의 인적사항.거래일자.거래내용.공급가액.세액.비고 등이 기재된 명세서를 말합니다. 이는 주로 고정거래처와의 거래시 이를 증명하기위해 사용을 하는 것이지요.

요즘들어 기업활동을 위해 사용되는 기업 내의 모든 인적, 물적 자원을 효율적으로 관리하여 궁극적으로 기업의 경쟁력을 강화시켜 주는 역할을 하는 통합정보 시스템(ERP)등 관리전산화(Enterprise Resource Planning)가 거래명세서 관리 이루어진 경우에는 별도로 거래사실을 관리할수있으나 아직 대다수의 중소기업에서는 "거래명세서"가 거래의 내역을 기록하는 장부로서 활용되고 있습니다.

기업이 외부업체와 거래를 거래명세서 관리 하게되면 "세금계산서"또는 계산서,영수증이 오고가나 일반적으로 세금계산서나 계산서,영수증에는 거래내역을 상세히 기록하는것이 불가능하므로 세부적인 거래내역이나 사실을 뒷받침 할수있도록 거래가 발생한 시점에 거래명세서를 두장(공급받는자용,공급자용)작성해서 거래물품의 수령여부를 확인하는 것입니다.

거래명세서는 거래처와의 거래사실을 확인하는 증빙일뿐이지,법적인 구속력을 갖는것은 아니므로 반드시 세금계산서나 계산서를 발행또는 수취해야 합니다. 즉 다시말하면 거래명세서는 증빙이 될수없다는 것입니다.그러므로 "거래명세서"는 거래처와의 "거래사실을 서로 확인하는 서류"라고 생각하시면 됩니다.

그러므로 회사내부관리 차원에서 거래명세표도 "세금계산서"와 같이 전표에 첨부하시는것이 실무적으로 유리할것입니다.세금계산서만으로는 거래내역이나 품목을 정확히 알수없으니까 추가로 거래명세표를 추가증빙으로 첨부하는것이 좋을듯합니다.자금이 집행될때 즉,윗분이나 사장님께 전표 결재를 받을때 윗상사분이나 사장님이 정확한 내용을 파악하여 결재를 하실수 있도록 관련 증빙을 최대한 갖추어야 한다고 생각합니다.

거래명세서, 쉽고 정확하게 작성하는 방법

BoxHero

거래명세서란 거래가 발생된 내역을 인수자와 인도한 자가 확인하고 제품의 수량, 단가, 거래 시기 등을 기록하는 서류입니다. 보통, 다른 업체와 거래를 하게 되면 세금계산서 또는 계산서나 영수증이 오고가나 일반적인 상거래에 있어서는 서로간의 거래증빙으로 거래명세서가 주로 활용됩니다.

거래명세서는 공급자용과 공급받는자용으로 작성하여 공급자용은 본사가 거래물품의 수령여부를 확인한 후 보관하고 공급받는자용은 상대방에게 교부하여 주게 됩니다.

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거래명세서에 필요한 정보만 추가로 입력하기만 하면 직관적인 거래명세서가 생성됩니다.
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자, 그럼 거래명세서에 대해 더 거래명세서 관리 자세하게 알아볼까요?

전달해야 할 추가 내용이 있을 경우 비고란을 활용할 수 있습니다.

  1. 거래명세서에 넣고 싶은 속성을 최대 2개까지 선택할 수 있습니다.
  2. 단가로 입력할 속성을 선택합니다. 선택 후 단가를 수정할 수 있습니다. ‘부가세 포함 표시’를 체크할 경우 해당 문구가 거래명세서에 함께 나타납니다. 입력이 완료되었으면 인쇄 버튼을 누릅니다.

단가로 사용하는 속성이 없을 경우 데이터 관리>속성에 거래명세서 관리 추가 후 사용할 수 있습니다.

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거래명세서 관리

다음은 거래명세표를 만들어 보자.

거래명세표는 세무상 공식적인 자료가 된다.
견적서는 상호 거래상의 스펙과 비용을 사전에 약속하는 거래상 사적 문서라면
거래명세표는 세금계산서의 기본 증빙서류가 되므로 공적문서에 해당된다.

물론 부가세 세무 신고의 증빙이기도 하지만 재고 수불 및 거래 대금 관계의
증빙 문서이기도 하며 또한 물품 인수를 증빙하는 자료로도 쓰여 지게 된다.

따라서 이 거래명세표의 특정 부분에 "위 물품을 정히 인수함 (인)" 의
내용이 추가 되고 물품 인수시 서명을 받으면 인수증의 역활도 되는 것이다.

거래명세표는 견적서와 같이 세부적인 스펙이 그리 중요하지 않다.
상호간에 물품 전달과 인수시 견적의 내용과 일치하는 것인가만 확인 하면 되고
거래명세표에는 그냥 단위 품목의 제목과 수량 단가 금액 세액등만 표기하면 된다.

거래명세표에는 반드시 공급자의 사업자 정보가 기재되어야 하며
2부가 작성되어 공급자와 공급받는 자가 각 1부씩 보관하고 있어야 한다.

씨트상에는 상하 두개의 똑같은 양식이 있다.
이것을 출력해서 반으로 나눈 다음에 아무거나 내 갖고 니 주면 된다.

또 밑은 내용은 위의 각 내용과 동일하게 하였기 때문에 그림에는 위의 것만 설명한다.
공급자 사업자 내용은 그냥 자기 업체의 사업 내역을 입력하면 된다.
이 내용은 세금계산서의 공급자 내용에 그대로 들어가게 된다.

날짜는 TODAY() 를 사용해서 금일 날짜로 하였으나 이는 필요하면 바꾸면 된다.
B6 의 상대거래처 상호는 견적서의 거래처명 견적서!B4 를 불러왔으며
셀서식의 표시형식을 역시 @"님 귀하" 로 하여 뒤에 "님 귀하" 가 붙도록 하였다.

다음 금액은 각 품목의 금액의 합계인 I24 와 세액의 합계인 O24의 합계로 하였다.
이 금액을 견적서의 합계금액으로 하여서는 안된다.
그 이유는 세액 별도의 경우에는 견적서의 합계금액 * 1.1 로 거래명세서 관리 10%의 부가세가 더해져야 하기 때문이다.

다음 품목들 입력 라인은 그냥 견적서의 품목분류(본체, 모니터, 키보드, 마우스) 와 각 모델명을 &로 연결 시켰다.
18행 부터는 견적서의 19행 부터의 내용을 차례로 불러오도록 하였다.
각 품목의 수량 단가도 견적서의 내용을 그대로 불러 오도록 하였다.

다음 금액을 보자. I14 셀이다

=IF( 견적서!$C$31=1 , INT( 견적서!G9/1.1 ) , 견적서!G9 )

견적서 시트의 C31 의 값이 1이면 즉 견적서 하단의 " 세액포함 " 옵션단추가 선택되어 있으면
금액은 견적 금액 / 1.1 이 된다는 뜻이고 아니면 그냥 견적서의 금액이 금액으로 된다는 것이다.

여기서 견적금액/1.1 앞에 INT() 함수를 써서 정수로 변환시켰다.
이렇게 하지 않으면 형식에는 소숫점이 나타나지 않아 정수로 보이지만 소숫점이 포함된 실수가 되어
세금계산서 출력시 거래명세서 관리 금액 세액 출력에 문제가 발생된다.

다음 세액을 보자 O14 셀이다.

=IF( 견적서!$C$31=1 , 견적서!G9-I14 , I14*0.1 )

마찬가지로 견적서 시트의 C31 의 값이 1이면 즉 견적서 하단의 ' 세액포함 " 옵션단추가 선택되어 있으면
금액 + 세액 = 견적금액 이 되어야 하므로 세액견적금액 - 금액 이 되어야 한다.
그래야 견적금액의 끝자리까지 딱 맞아 떨어지게 된다.

반면 " 세액별도 " 의 경우라면 세액은 공급가액의 10% 이므로 세액금액 * 0.1 해주면 된다.

이렇게 각 품목의 금액과 세액이 계산되면 밑의 합계금액은 위 각 라인의 금액과 세액의 합으로 계산하고
이 금액과 세액의 합계금액의 합이 B10 셀의 금액으로 계산되게 되어 진다.

[사무 실무] 거래명세서(거래명세표) 란?

직장을 다니다 보면 항상 보이는 것 중 하나가 거래명세서인 것 같습니다. 거래명세서 혹은 거래명세표로 불리고 있는데 항상 고객사들과 제품을 납품할 때 보통 거래명세서를 통해 물건을 받았다는 증빙자료로 쓰이는데.

고정 양식이 따로 있는 것이 아니며, 회사마다 거래명세서 또한 다 다르기 때문에 왜 다르지 라고 생각하면 저도 뭐라고 말씀드리기가 어려워요 (진짜 지인분이 물어본 내용)

우선 Naver 지식백과에 나온 거래명세서란?

거래명세서

[ 去來明細書 , specification on transaction ]

naver지식백과

거래명세서는 기업과 거래처 간 거래를 하고 그에 따른 상세한 명세 내역을 기록하는 문서로 거래 사실을 분명히 하고자 작성하는 문서이다. 거래명세서는 거래 발생의 세부적인 내용을 알 수 있으므로 거래 사실을 분명히 알 수 있고 추후 분쟁이 발생하는 경우를 대비하여 뒷받침할 수 있는 근거를 마련할 수 있다.

거래처와 거래를 하는 경우 반드시 거래물품의 세금계산서와 함께 거래명세서도 함께 교부하여 증명하도록 한다. 거래명세서는 기업 내부에서 활용하는 문서로 대외적으로 법적 효력이나 강제성을 갖지 않으나 내부 통제 목적으로 잘 기록하여 관리할 수 있도록 한다. 거래명세서는 거래 공급에 따른 공급자의 정보를 기록하고 거래일, 거래내용, 거래금액, 세액 등을 기재한다.

거래명세표에 필요한 구성항목은 공급자, 공급받는 자, 공급날짜(년,월,일), 품목, 규격, 수량, (단가, 공급가액, 세액, 합계금액) 등입니다. 거래명세표는 세금 계산서와 다릅니다! 거래명세표는 말 그대로 거래를 했다는 명세표이고, 세금 계산서는 거래한 후 사업자가 재화 또는 용역을 공급할 때 부가가치세를 징수하고 이를 증명하기 위하여 공급받는 자에게 교부하는 영수증입니다. (세금 계산서는 추후 따로 언급하겠습니다.) 따라서 거래명세표에는 간혹 공급받는 자에게 전달 시 공급가액+부가세액이 기입 안될 때도 있습니다! 단가 기입 안 되었다고 문제가 되지 않아요!

@무수히 많은 거래명세표 양식

저희 회사같은 경우 달러로 단가를 많이 주고, 계산은 보통 T/T 기준이라 고객사에 제품이 입고되고 나서 전날 TTS 환율로 계산하여 세금 계산서를 끊기 때문에 거래명세서에 단가가 항상 적혀있지 않습니다. 고객사에 입고가 되고 단가가 결정되고 나서 만약 고객사가 거래명세표에 기입 요청이 들어오면 수정해서 제공하는 방식으로 진행되고 있습니다.

@현 회사 거래명세표 양식

보통 빨간 쪽 거래명세표는 저희가 가지고 있는 것이고요. 파란색은 공급받는자 보관용입니다. 내용을 보면 공급가액, 세액에 빠져있지요? 위에 언급했다시피 우리 회사는 고객사 입고 후 환율(전날 종가) TTS 적용하고 있기 때문에 항상 고객사가 받을 땐 공급가액, 세액이 빠져있습니다.거래명세서 관리

사실 거래명세표는 홈택스 혹은 세금계산서 발행하는 홈페이지에서 발급할 수가 있습니다. 하지만 우리회사는 보통 거래명세표를 고객사가 물건을 받았을 때 직접 사인을 해서 보내주기 때문에 전자거래명세서를 쓰지 않습니다.

@WE* 에서 발행 할수 있는 거래명세서

1. 거래명세서은 고정 양식이 있는 것이 아니다.

2. 회사마다 거래명세서 양식은 조금씩 다르다.

3. 단, 공급자, 공급받는 자, 공급 날짜(년, 월, 일), 품목, 규격, 수량, (단가, 공급가액, 세액, 합계금액)은 항상 있어야 한다.

이지판매재고관리 거래명세서 재고관리프로그램 용지

스마일카드 카카오뱅크 프렌즈 체크카드

소비자가 전자상거래등에서 소비자 보호에 관한 법률 제 17조 제1항 또는 제3항에 따라 청약철회를 하고 동법 제 18조 제1항 에 따라 청약철회한 물품을 판매자에게 반환하였음에도 불구 하고 결제 대금의 환급이 3영업일을 넘게 지연된 경우, 소비자 는 전자상거래등에서 소비자보호에 관한 법률 제18조 제2항 및 동법 시행령 제21조 2에 따라 지연일수에 대하여 전상법 시행령으로 정하는 이율을 곱하여 산정한 지연이자(“지연배상금”)를 신청할 수 있습니다. 아울러, 교환∙반품∙보증 및 결제대금의 환급신청은 [나의쇼핑정보]에서 하실 수 있으며, 자세한 문의는 개별 판매자에게 연락하여 주시기 바랍니다.

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